Microsoft Office và những điều bạn có thể chưa biết

Microsoft Office là một trong những bộ phần mềm văn phòng được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới. Được ra mắt lần đầu tiên vào năm 1989, Office đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong công việc hàng ngày của chúng ta. Chỉ cần một máy tính và Office, bạn có thể xử lý các tài liệu văn bản, tính toán số liệu, và trình chiếu bài thuyết trình một cách dễ dàng và hiệu quả.

Tuy nhiên, dù đã sử dụng Office từ lâu, có thể bạn vẫn chưa biết hết những tính năng hay và tiện ích của nó. Trong bài viết này,Shopbanquyen sẽ cùng bạn khám phá những điều thú vị về Microsoft Office mà bạn có thể chưa biết.

Microsoft Office là gì?

Microsoft Office là một bộ phần mềm dành cho máy tính để bàn và di động được Microsoft phát triển. Bộ phần mềm văn phòng phổ biến nhất thế giới này tập hợp nhiều ứng dụng thiết yếu cho năng suất cá nhân, giáo dục và kinh doanh. Microsoft Office cung cấp một loạt các công cụ và tính năng giúp tạo, chỉnh sửa, quản lý và chia sẻ tài liệu, bảng tính, thuyết trình, cơ sở dữ liệu và email.

Thành phần của Microsoft Office

Trước khi đi vào chi tiết về các tính năng và dịch vụ của Office, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về thành phần cơ bản của nó. Hiện tại, Office bao gồm sáu ứng dụng chính: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook và OneDrive.

• Word

Word là ứng dụng xử lý văn bản đầu tiên trong bộ Office. Với giao diện trực quan và dễ sử dụng, Word cho phép bạn tạo và chỉnh sửa các tài liệu văn bản đơn giản hay phức tạp một cách nhanh chóng và hiệu quả. Ngoài ra, Word còn có đầy đủ các tính năng như chèn hình ảnh, bảng biểu, chèn chú thích và tổ chức cấu trúc tài liệu bằng các tiêu đề và đánh số trang.

Ngoài ra, Word còn có tính năng đếm từ rất hữu ích cho những người cần viết một số lượng từ cụ thể. Để sử dụng tính năng này, bạn chỉ cần truy cập vào tab Review và chọn Count Words.

• Excel

Excel là một trong những công cụ tính toán và phân tích dữ liệu hàng đầu hiện nay. Với Excel, bạn có thể tạo và quản lý các bảng tính, tính toán công thức, và tạo đồ thị để biểu diễn dữ liệu một cách trực quan. Điểm đặc biệt của Excel là khả năng tự động tính toán và cập nhật kết quả khi có sự thay đổi trong dữ liệu đầu vào.

Để sử dụng Excel hiệu quả, bạn nên tìm hiểu về các công thức và hàm tính toán sẵn có trong phần mềm này. Một số công thức thông dụng như SUM, AVERAGE, và MAX/MIN sẽ giúp bạn tính toán nhanh chóng và chính xác.

• PowerPoint

PowerPoint là ứng dụng trình diễn bài thuyết trình trong bộ Office. Với PowerPoint, bạn có thể tạo các slide trình chiếu đẹp mắt và chuyển động để trình bày thông tin một cách sinh động. Ngoài ra, PowerPoint còn cung cấp nhiều mẫu thiết kế và hiệu ứng để làm cho bài thuyết trình của bạn trở nên thú vị và chuyên nghiệp hơn.

Một tính năng mới trên phiên bản PowerPoint trên smartphone là chế độ chỉnh sửa nội dung ở chế độ màn hình ngang. Điều này giúp cho việc chỉnh sửa bài thuyết trình trở nên dễ dàng hơn khi bạn cần làm việc trên điện thoại.

• OneNote

OneNote là ứng dụng ghi chú và quản lý thông tin cá nhân trong bộ Office. Với OneNote, bạn có thể tạo các ghi chú văn bản, hình ảnh, âm thanh và video trên nhiều thiết bị khác nhau. Ngoài ra, OneNote còn cho phép lập kế hoạch công việc và tạo danh sách công việc để quản lý công việc một cách hiệu quả.

• Outlook

Outlook là ứng dụng email và quản lý lịch trong bộ Office. Với Outlook, bạn có thể gửi và nhận email, quản lý liên lạc, và lập kế hoạch công việc trong lịch cá nhân. Một tính năng mới trên phiên bản Outlook trên smartphone là khả năng xóa danh bạ trong chế độ không làm phiền, giúp cho việc làm việc của bạn trở nên thoải mái hơn và không bị gián đoạn bởi các cuộc gọi hay tin nhắn từ những liên lạc không quan trọng.

• OneDrive

OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây trong bộ Office. Với OneDrive, bạn có thể lưu trữ và chia sẻ các tài liệu và tệp tin với người khác một cách dễ dàng và an toàn. Bất cứ khi nào bạn cần truy cập đến các tài liệu của mình, bạn chỉ cần đăng nhập vào tài khoản OneDrive từ bất kỳ thiết bị nào và tiếp tục công việc mà không cần phải mang theo máy tính hay ổ cứng di động.

Những tính năng mới trên phiên bản smartphone

Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ điện thoại thông minh, Microsoft Office cũng đã được cập nhật và cung cấp thêm nhiều tính năng mới trên các phiên bản dành cho smartphone. Dưới đây là một số tính năng đáng chú ý trên phiên bản Office cho smartphone.

• Android

Trên hệ điều hành Android, Office đã cung cấp tính năng đếm từ rất hữu ích trong Word. Điều này giúp bạn có thể biết được con số chính xác của các từ trong tài liệu của mình, giúp cho việc viết và chỉnh sửa bài văn trở nên dễ dàng hơn.

• iOS

Trên hệ điều hành iOS, Office đã cập nhật tính năng sao lưu tin nhắn nháp trong Outlook. Điều này giúp cho những email và tin nhắn của bạn không bị mất đi khi cần thiết phải xóa những tin nhắn nháp khỏi hộp thư đến.

Các dịch vụ khác

Ngoài bộ Office truyền thống, Microsoft còn cung cấp các dịch vụ khác để đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng.

• Office 2016

Office 2016 là phiên bản mới nhất của bộ Office và được cài đặt trên máy tính một lần. Điểm đặc biệt của Office 2016 là bạn chỉ cần mua một lần và có thể sử dụng mãi mãi, không cần phải trả thêm phí thuê bao hàng tháng hay hàng năm. Tuy nhiên, với giá thành khá cao, phiên bản này thường chỉ được sử dụng cho các máy tính cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ.

• Office 365

Office 365 là dịch vụ thuê bao của Microsoft, cho phép người dùng truy cập và sử dụng bộ Office trên nhiều thiết bị khác nhau. Bằng cách trả phí hàng tháng hay hàng năm, bạn có thể được cập nhật liên tục các tính năng mới của Office, và có thể truy cập vào tài liệu và tệp tin từ bất kỳ đâu và bất kỳ khi nào.

Với Office 365, bạn có thể chọn một trong nhiều gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình, từ cá nhân cho đến doanh nghiệp lớn.

• Office Online

Ngoài hai dịch vụ trên, Microsoft còn cung cấp Office Online miễn phí cho người dùng. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng các ứng dụng Office trực tuyến thông qua trình duyệt web mà không cần phải cài đặt bộ Office trên máy tính của mình. Tuy nhiên, các tính năng và giao diện của Office Online sẽ có giới hạn so với bản cài đặt trên máy tính.

Kết luận

Trong bài viết này, chúng ta đã cùng khám phá những điều thú vị về Microsoft Office mà có thể bạn chưa biết. Với các tính năng và dịch vụ đa dạng và tiện ích, Office đã trở thành một công cụ hữu ích và không thể thiếu trong công việc và cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Nếu bạn chưa sử dụng Office hoặc vẫn chưa biết hết các tính năng của nó, hãy thử trải nghiệm và khám phá thêm những điều mới lạ về Microsoft Office.