10 tính năng thú vị có thể bạn chưa biết về phần mềm zoom

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc giao tiếp và làm việc từ xa đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày. Phần mềm Zoom đã nổi lên như một trong những công cụ phổ biến nhất để tổ chức các cuộc họp trực tuyến, hội thảo và lớp học online. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết hết những tính năng hữu ích mà Zoom mang lại. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá 10 tính năng thú vị của phần mềm Zoom mà có thể bạn chưa biết đến.

Zoom là gì?

Zoom là một nền tảng phần mềm giao tiếp từ xa giúp mọi người kết nối, hội họp và chia sẻ nội dung ảo từ mọi nơi trên thế giới. Được thành lập vào năm 2011, Zoom nhanh chóng trở thành một trong những lựa chọn phổ biến nhất cho các cuộc họp trực tuyến, hội thảo trên web và học tập từ xa.

Các tính năng chính của Zoom:

• Hội họp trực tuyến: Cho phép lên đến 1.000 người tham gia cùng một cuộc họp ảo với âm thanh, video và tính năng chia sẻ màn hình.
• Hội thảo trên web: Tạo các sự kiện trực tiếp hoặc theo yêu cầu với tối đa 10.000 người tham gia có thể đăng ký và tham dự các hội thảo trên web.
• Học tập từ xa: Cung cấp các công cụ để giảng dạy và học tập trực tuyến, bao gồm bảng trắng ảo, phòng ngắt và tính năng ghi âm.
• Liên lạc thông suốt: Tạo và quản lý các cuộc trò chuyện, chia sẻ tệp và lên lịch các cuộc họp bằng các tính năng trò chuyện, chia sẻ tệp và lịch tích hợp.
• Tùy chỉnh: Các tính năng tùy chỉnh cho phép quản trị viên quản lý quyền người dùng, tạo phòng họp có thương hiệu và tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba.

Thay đổi ảnh nền

Tại sao cần thay đổi ảnh nền?

Việc thay đổi ảnh nền trong các cuộc họp trực tuyến không chỉ giúp bạn tạo ra một không gian làm việc riêng tư hơn mà còn thể hiện phong cách cá nhân của bạn. Bạn có thể chọn những hình ảnh vui nhộn hoặc chuyên nghiệp tùy thuộc vào bối cảnh cuộc họp. Điều này cũng giúp giảm thiểu sự phân tâm từ môi trường xung quanh.

Cách thực hiện

Để thay đổi ảnh nền trên Zoom, bạn cần truy cập vào mục Settings. Sau đó, chọn tab Virtual Background. Tại đây, bạn có thể chọn từ những hình ảnh có sẵn hoặc tải lên hình ảnh của riêng mình. Lưu ý rằng việc sử dụng ảnh nền ảo yêu cầu máy tính của bạn phải có khả năng xử lý đồ họa tốt.

Những lưu ý khi sử dụng ảnh nền

Khi sử dụng ảnh nền, hãy chắc chắn rằng ánh sáng trong phòng của bạn đủ sáng để hình ảnh không bị mờ hoặc nhòe. Ngoài ra, tránh sử dụng những hình ảnh quá phức tạp, vì điều này có thể khiến người tham gia khó tập trung vào bạn hơn.

Tắt mic và video khi tham gia cuộc họp

Tại sao nên tắt mic và video?

Khi tham gia vào một cuộc họp đông người, việc tắt mic và video là rất quan trọng để tránh gây ra tiếng ồn và làm gián đoạn cuộc trò chuyện. Điều này cũng giúp tiết kiệm băng thông internet, đặc biệt là trong những tình huống mạng yếu.

Cách cài đặt

Bạn có thể dễ dàng tắt mic và video khi tham gia cuộc họp bằng cách vào mục cài đặt, chọn Audio và bật tùy chọn "Mute my Microphone when joining a meeting". Tương tự, bạn cũng có thể làm điều tương tự cho video. Việc này sẽ giúp bạn tham gia vào cuộc họp một cách nhẹ nhàng hơn mà không làm phiền đến người khác.

Lợi ích của việc tắt mic và video

Việc tắt mic và video không chỉ giúp bạn giữ được sự riêng tư mà còn tạo cơ hội cho bạn chuẩn bị trước khi tham gia vào cuộc họp. Bạn có thể kiểm tra lại tài liệu hoặc chuẩn bị tinh thần trước khi bắt đầu cuộc trò chuyện.

Biểu tượng cảm xúc

Ý nghĩa của biểu tượng cảm xúc

Biểu tượng cảm xúc là một cách tuyệt vời để thể hiện cảm xúc và suy nghĩ của bạn trong các cuộc họp trực tuyến. Khi bạn không thể nói chuyện, việc sử dụng biểu tượng cảm xúc giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn với những người tham gia khác.

Cách sử dụng biểu tượng cảm xúc

Zoom cung cấp nhiều loại biểu tượng cảm xúc khác nhau, từ cái gật đầu đến biểu tượng trái tim. Bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng cảm xúc trên thanh công cụ để gửi phản ứng của mình. Điều này không chỉ giúp bạn thể hiện cảm xúc mà còn tạo ra một không khí thân thiện hơn trong cuộc họp.

Tác động của biểu tượng cảm xúc đến cuộc họp

Việc sử dụng biểu tượng cảm xúc có thể làm tăng mức độ tương tác giữa các thành viên trong cuộc họp. Nó giúp mọi người cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ ý kiến và suy nghĩ của mình, từ đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực hơn.

Phím tắt âm thanh

Tại sao cần phím tắt âm thanh?

Trong các cuộc họp trực tuyến, việc tắt và mở mic nhanh chóng là rất quan trọng để đảm bảo rằng bạn không làm gián đoạn cuộc trò chuyện. Phím tắt âm thanh giúp bạn thực hiện điều này một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Cách sử dụng phím tắt âm thanh

Trên Zoom, bạn có thể nhấn phím Space để tắt/mở mic một cách nhanh chóng. Điều này rất hữu ích trong những tình huống khẩn cấp khi bạn cần phát biểu ngay lập tức hoặc khi bạn muốn im lặng trong một khoảng thời gian ngắn.

Lợi ích của việc sử dụng phím tắt

Sử dụng phím tắt không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giúp bạn duy trì sự tập trung trong cuộc họp. Bạn không cần phải tìm kiếm chuột hoặc bàn phím để tắt mic, điều này giúp bạn không bị phân tâm khỏi nội dung cuộc họp.

Chế độ xem gallery

Tại sao cần chế độ xem gallery?

Chế độ xem gallery cho phép bạn nhìn thấy tất cả người tham gia trong cuộc họp cùng một lúc. Điều này rất hữu ích trong các cuộc họp đông người, giúp bạn dễ dàng theo dõi và tương tác với từng thành viên.

Cách chuyển đổi chế độ xem

Để chuyển sang chế độ xem gallery, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng "Chế độ xem thư viện" ở góc trên cùng bên phải của màn hình. Ngay lập tức, bạn sẽ thấy tất cả người tham gia trong cuộc họp, giúp bạn dễ dàng nhận diện và tương tác với họ.

Tác động của chế độ xem gallery đến cuộc họp

Việc sử dụng chế độ xem gallery giúp tạo ra một không khí thân thiện và gần gũi hơn trong cuộc họp. Bạn có thể dễ dàng nhận thấy ai đang tham gia và ai đang chú ý đến cuộc trò chuyện, từ đó tạo ra sự kết nối tốt hơn giữa các thành viên.

Ẩn người tham gia không quay video

Tại sao cần ẩn người tham gia không quay video?

Trong một cuộc họp đông người, có thể sẽ có một số người không bật video. Việc ẩn những người này giúp bạn tập trung hơn vào những người đang tham gia tích cực trong cuộc trò chuyện.

Cách thực hiện

Để ẩn người tham gia không quay video, bạn cần vào mục Settings > Video > Cuộc họp và chọn tùy chọn "Ẩn người tham gia không quay video". Điều này sẽ giúp bạn có một không gian làm việc sạch sẽ hơn, không bị phân tâm bởi những hình ảnh không cần thiết.

Lợi ích của việc ẩn người tham gia không quay video

Việc ẩn những người không bật video giúp bạn tập trung hơn vào nội dung cuộc họp. Bạn có thể dễ dàng theo dõi và tương tác với những người đang tham gia tích cực, từ đó nâng cao hiệu quả của cuộc họp.

Chia sẻ màn hình

Chia sẻ màn hình là một trong những tính năng quan trọng và không thể thiếu trong các cuộc họp trực tuyến hiện nay. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và nhu cầu làm việc từ xa, chia sẻ màn hình đã trở thành công cụ hữu ích, giúp cải thiện hiệu quả của các cuộc họp và các buổi làm việc nhóm. Tính năng này cho phép người dùng truyền tải và trình bày trực tiếp các tài liệu, bài thuyết trình, hoặc bất kỳ nội dung số nào mà họ muốn chia sẻ với những người tham gia khác trong cuộc họp. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao sự hiểu biết và tương tác giữa các thành viên trong nhóm.

Tại sao cần chia sẻ màn hình? Trong các cuộc họp trực tuyến, việc truyền tải thông tin một cách trực quan là yếu tố rất quan trọng để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ nội dung đang được thảo luận. Khi bạn trình bày một tài liệu hoặc bài thuyết trình, việc chỉ nói suông hoặc mô tả bằng lời có thể không đủ để truyền đạt toàn bộ ý tưởng. Chia sẻ màn hình giúp bạn minh họa các điểm chính của bài thuyết trình bằng cách hiển thị trực tiếp tài liệu, biểu đồ, hoặc các phần mềm mà bạn đang sử dụng. Điều này đặc biệt hữu ích trong các buổi đào tạo, hội thảo trực tuyến, hoặc khi bạn cần hướng dẫn một quy trình phức tạp. Ngoài ra, chia sẻ màn hình cũng giúp giải quyết vấn đề khi cần hỗ trợ kỹ thuật từ xa, cho phép người khác thấy được chính xác những gì bạn đang gặp phải trên máy tính của mình.

Cách chia sẻ màn hình rất đơn giản và có thể được thực hiện chỉ với vài thao tác cơ bản. Trong hầu hết các ứng dụng họp trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, hoặc Skype, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng "Chia sẻ màn hình" trên thanh công cụ. Sau đó, bạn có thể chọn chia sẻ toàn bộ màn hình hoặc chỉ một cửa sổ cụ thể. Việc lựa chọn chia sẻ toàn bộ màn hình thường hữu ích khi bạn cần chuyển đổi qua lại giữa các tài liệu hoặc ứng dụng khác nhau trong quá trình trình bày. Ngược lại, nếu bạn chỉ muốn người khác thấy một ứng dụng hoặc tài liệu cụ thể, việc chọn chia sẻ một cửa sổ cụ thể sẽ giúp bạn quản lý tốt hơn những gì bạn muốn trình bày, tránh được việc vô tình hiển thị các nội dung không liên quan.

Tác động của việc chia sẻ màn hình đến cuộc họp là rất lớn. Đầu tiên, nó giúp tăng tính tương tác trong cuộc họp. Khi mọi người có thể trực tiếp theo dõi nội dung bạn đang trình bày, họ có thể dễ dàng đưa ra câu hỏi, ý kiến hoặc phản hồi ngay lập tức. Điều này không chỉ giúp cuộc họp trở nên sôi nổi hơn mà còn đảm bảo rằng mọi người đều đang ở cùng một trang thông tin, giảm thiểu hiểu lầm hoặc nhầm lẫn. Ngoài ra, chia sẻ màn hình cũng giúp tăng hiệu quả làm việc nhóm. Khi các thành viên trong nhóm có thể cùng nhau xem xét và chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực, quá trình ra quyết định và giải quyết vấn đề trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Điều này đặc biệt quan trọng trong các tình huống cần sự hợp tác cao độ hoặc khi các thành viên nhóm làm việc từ các địa điểm khác nhau.

Hơn nữa, việc chia sẻ màn hình cũng có tác động tích cực đến sự chuyên nghiệp và tổ chức của cuộc họp. Khi bạn có thể dễ dàng điều khiển nội dung trình bày, cuộc họp diễn ra mạch lạc và có cấu trúc rõ ràng hơn. Người tham gia có thể dễ dàng theo dõi các điểm chính và không bị lạc hướng bởi các yếu tố không liên quan. Điều này không chỉ làm tăng chất lượng cuộc họp mà còn giúp người tham gia tiết kiệm thời gian, khi mọi thông tin cần thiết được hiển thị một cách rõ ràng và chính xác.

Gửi file lên cuộc trò chuyện

Tại sao cần gửi file lên cuộc trò chuyện?

Trong các cuộc họp trực tuyến, việc gửi tài liệu, bài tập hay thông tin cần thiết là rất quan trọng. Tính năng gửi file giúp bạn dễ dàng chia sẻ thông tin với những người tham gia khác.

Cách gửi file

Bạn có thể gửi file lên cuộc trò chuyện bằng cách nhấp vào biểu tượng gửi file trên thanh công cụ. Bạn có thể chọn tài liệu từ máy tính của mình hoặc từ các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox, Box… Điều này giúp bạn dễ dàng chia sẻ thông tin mà không cần phải gửi email riêng lẻ.

Lợi ích của việc gửi file

Việc gửi file trong cuộc trò chuyện giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Thay vì phải gửi từng tài liệu qua email, bạn có thể chia sẻ tất cả thông tin cần thiết ngay trong cuộc họp, giúp mọi người dễ dàng truy cập và tham khảo.

Tính năng dơ tay phát biểu

Tại sao cần tính năng dơ tay phát biểu?

Tính năng dơ tay phát biểu giúp bạn xin phép phát biểu trong các cuộc họp đông người mà không làm gián đoạn cuộc trò chuyện. Đây là một cách lịch sự để thể hiện ý kiến của bạn mà vẫn tôn trọng người khác.

Cách sử dụng tính năng dơ tay

Để sử dụng tính năng dơ tay, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng "Raise Hand" trên thanh công cụ. Khi bạn dơ tay, người tổ chức cuộc họp sẽ thấy tín hiệu và có thể gọi bạn phát biểu khi đến lượt.

Tác động của tính năng dơ tay đến cuộc họp

Tính năng dơ tay giúp tạo ra một không khí thảo luận có trật tự hơn trong cuộc họp. Mọi người có thể lần lượt phát biểu mà không lo lắng về việc bị ngắt lời, từ đó nâng cao chất lượng cuộc trò chuyện.

Kết luận

Phần mềm Zoom không chỉ đơn thuần là một công cụ để tổ chức các cuộc họp trực tuyến mà còn mang đến nhiều tính năng hữu ích giúp cải thiện trải nghiệm làm việc từ xa. Từ việc thay đổi ảnh nền, tắt mic và video, đến việc chia sẻ màn hình và gửi file, mỗi tính năng đều đóng góp vào việc tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và thân thiện. Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã có thêm những kiến thức bổ ích về phần mềm Zoom và có thể áp dụng chúng trong công việc hàng ngày của mình.