Microsoft Office và những điều bạn cần biết

Microsoft Office là một trong những bộ ứng dụng văn phòng được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Nó bao gồm các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint và nhiều ứng dụng khác, mang lại cho người dùng những công cụ hiệu quả để hoàn thành các nhiệm vụ văn phòng hàng ngày. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về Microsoft Office và những tính năng của nó. Trong bài viết này, Shopbanquyen sẽ cùng bạn tìm hiểu về Microsoft Office và những điều cần biết về nó.

Microsoft Office là gì?

Microsoft Office là một bộ ứng dụng văn phòng được phát triển bởi tập đoàn công nghệ Microsoft. Nó bao gồm các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access và nhiều ứng dụng khác. Bộ ứng dụng này được thiết kế để hỗ trợ người dùng trong các công việc liên quan đến văn phòng như viết văn bản, tính toán, tạo bảng biểu và trình bày thông tin.

Bộ ứng dụng này đã được ra mắt lần đầu tiên vào năm 1990, và từ đó đã có nhiều phiên bản được cập nhật liên tục. Hiện tại, phiên bản mới nhất của Microsoft Office là Microsoft Office 2019, được phát hành vào năm 2018. Đây là một bộ ứng dụng mạnh mẽ và đa năng, nên được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp và cá nhân trên toàn thế giới.

Lịch sử và phiên bản của Microsoft Office

Microsoft Office đã có mặt trên thị trường từ năm 1990 và hiện tại đã có hơn 30 phiên bản được phát hành trong suốt 30 năm qua. Dưới đây là một số phiên bản quan trọng của Microsoft Office:

• Phiên bản đầu tiên (1990)

Phiên bản đầu tiên của Microsoft Office được phát hành vào năm 1990 với tên gọi "Microsoft Office for Windows". Nó bao gồm các ứng dụng như Word, Excel và PowerPoint. Tuy nhiên, với giao diện đơn giản và chức năng hạn chế, phiên bản này chưa được đánh giá cao và không có nhiều người sử dụng.

• Phiên bản Microsoft Office 95 (1995)

Vào năm 1995, phiên bản Microsoft Office 95 được ra mắt, với sự bổ sung của ứng dụng Microsoft Access và Outlook. Ngoài ra, giao diện của phiên bản này cũng được cải tiến và có tính năng đa phương tiện hơn.

• Phiên bản Microsoft Office 97 (1997)

Phiên bản Microsoft Office 97 được ra mắt vào năm 1997 với sự bổ sung của tính năng "thông minh" trong Word và Excel. Nó cũng cho phép người dùng lưu trữ và truy cập các tài liệu trên Internet thông qua tính năng Web Folders.

• Phiên bản Microsoft Office 2000 (1999)

Năm 1999, phiên bản Microsoft Office 2000 được ra mắt với giao diện và tính năng cải tiến. Nó cũng bao gồm tính năng "smart tags" trong Word và Excel, cho phép người dùng dễ dàng chỉnh sửa và định dạng tài liệu.

• Phiên bản Microsoft Office XP (2001)

Phiên bản Microsoft Office XP được ra mắt vào năm 2001 với giao diện mới và tính năng "task panes" trong các ứng dụng. Nó cũng cho phép người dùng tạo và quản lý các tài liệu online thông qua tính năng Document Workspace.

• Phiên bản Microsoft Office 2003 (2003)

Năm 2003, phiên bản Microsoft Office 2003 được ra mắt với tính năng phần mềm anti-spam trong Outlook và tính năng trình chiếu Slide Library trong PowerPoint. Nó cũng cung cấp tính năng cho phép người dùng lưu trữ và truy cập tài liệu trực tuyến thông qua SharePoint Services.

• Phiên bản Microsoft Office 2007 (2007)

Vào năm 2007, phiên bản Microsoft Office 2007 được ra mắt với giao diện Ribbon mới và tính năng Quick Access Toolbar. Nó cũng bao gồm tính năng "Live Preview" trong các ứng dụng, cho phép người dùng xem trước các thay đổi trực tiếp trên tài liệu.

• Phiên bản Microsoft Office 2010 (2010)

Phiên bản Microsoft Office 2010 được ra mắt vào năm 2010 với tính năng tích hợp đám mây, cho phép người dùng lưu trữ và truy cập tài liệu từ kho lưu trữ trực tuyến SkyDrive. Nó cũng bao gồm tính năng "Backstage" trong các ứng dụng, cho phép người dùng quản lý tài liệu và thiết lập các tuỳ chọn in ấn.

• Phiên bản Microsoft Office 2013 (2013)

Năm 2013, phiên bản Microsoft Office 2013 được ra mắt với giao diện Metro mới và tính năng cho phép người dùng truy cập và chỉnh sửa tài liệu trên các thiết bị di động. Nó cũng bao gồm tính năng "Read Mode" trong Word, cho phép đọc tài liệu trên các thiết bị di động một cách dễ dàng hơn.

• Phiên bản Microsoft Office 2016 (2015)

Vào năm 2015, phiên bản Microsoft Office 2016 được ra mắt với bổ sung của tính năng "Smart Lookup" trong các ứng dụng. Nó cũng cung cấp tính năng cho phép người dùng chia sẻ và làm việc cùng nhau trên cùng một tài liệu trong thời gian thực.

• Phiên bản Microsoft Office 2019 (2018)

Phiên bản mới nhất của Microsoft Office là Microsoft Office 2019, được ra mắt vào năm 2018. Nó bao gồm các tính năng mới như Dark Mode trong các ứng dụng và tính năng Easier Email Management trong Outlook. Nó cũng bao gồm tính năng cho phép người dùng lưu trữ và truy cập tài liệu trực tuyến thông qua OneDrive.

Các tính năng nổi bật của Microsoft Office

Như đã đề cập ở trên, Microsoft Office là một bộ ứng dụng văn phòng đa năng với nhiều tính năng hữu ích. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của Microsoft Office:

• Giao diện đơn giản và trực quan

Microsoft Office có giao diện đơn giản và dễ sử dụng, cho phép người dùng dễ dàng thao tác và tìm kiếm các tính năng. Nó cũng cung cấp các công cụ định dạng và chỉnh sửa để tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp và trực quan.

• Hỗ trợ đa ngôn ngữ

Microsoft Office cung cấp hỗ trợ đa ngôn ngữ, cho phép người dùng có thể sử dụng các giao diện ngôn ngữ khác nhau để làm việc. Điều này giúp người dùng từ các quốc gia và khu vực khác nhau có thể dễ dàng sử dụng và hiểu các tính năng của Microsoft Office.

• Tính năng đồng bộ và lưu trữ trực tuyến

Microsoft Office tích hợp tính năng đồng bộ hóa và lưu trữ trực tuyến, cho phép người dùng lưu trữ và truy cập tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào với kết nối internet. Điều này giúp người dùng có thể làm việc linh hoạt và tiết kiệm thời gian khi cần truy cập tài liệu từ xa.

• Tính năng chia sẻ và làm việc nhóm

Với Microsoft Office, người dùng có thể chia sẻ và làm việc cùng nhau trên cùng một tài liệu từ xa. Điều này giúp tăng hiệu quả làm việc của đội ngũ và giúp các thành viên có thể cập nhật và thay đổi tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng.

• Tính năng tự động tính toán và phân tích số liệu

Microsoft Excel cung cấp tính năng tự động tính toán và phân tích số liệu, giúp người dùng có thể dễ dàng tính toán và hiểu rõ hơn về các dữ liệu số. Điều này giúp giảm thiểu công sức và thời gian trong việc tính toán và phân tích dữ liệu.

• Tính năng thiết kế và tạo bài thuyết trình chuyên nghiệp

Microsoft PowerPoint cung cấp các tính năng thiết kế và tạo bài thuyết trình chuyên nghiệp. Nó cho phép người dùng tạo ra các bài thuyết trình đẹp mắt và ấn tượng với các tính năng như trình chiếu slide, chèn hình ảnh và âm thanh, và nhiều hơn nữa.

Cách sử dụng Microsoft Office hiệu quả

• Cách sử dụng Microsoft Office hiệu quả

Microsoft Office là một bộ phần mềm năng suất văn phòng mạnh mẽ và phổ biến, cung cấp cho người dùng một loạt các công cụ để tạo, chỉnh sửa và quản lý tài liệu. Sử dụng Office hiệu quả là điều cần thiết để tối đa hóa năng suất và tiết kiệm thời gian. Dưới đây là một số mẹo để giúp bạn sử dụng Microsoft Office một cách hiệu quả:

• Sử dụng phím tắt

Phím tắt cung cấp một cách nhanh chóng và dễ dàng để truy cập các lệnh và tính năng mà bạn sử dụng thường xuyên. Học một số phím tắt cơ bản có thể giúp bạn tăng tốc công việc đáng kể. Ví dụ: bạn có thể sử dụng phím tắt "Ctrl + C" để sao chép và "Ctrl + V" để dán văn bản.

• Sử dụng các mẫu

Các mẫu cung cấp một điểm khởi đầu tốt cho các loại tài liệu phổ biến như thư, báo cáo và bài thuyết trình. Sử dụng mẫu có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo rằng các tài liệu của bạn có giao diện chuyên nghiệp.

• Tùy chỉnh Ribbon

Ribbon là thanh công cụ nằm ở đầu cửa sổ Office. Bạn có thể tùy chỉnh Dải ruy-băng bằng cách thêm hoặc xóa các tab và lệnh. Tùy chỉnh Dải ruy-băng có thể giúp bạn truy cập nhanh vào các công cụ và tính năng mà bạn sử dụng thường xuyên.

• Sử dụng tính năng tìm kiếm

Tính năng tìm kiếm trong Office cho phép bạn nhanh chóng tìm thông tin trong tài liệu của mình. Bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm để tìm văn bản, hình ảnh, bảng biểu và các nội dung khác.

• Sử dụng tính năng xem trước khi in

Tính năng xem trước khi in cho phép bạn xem cách tài liệu của mình sẽ trông như thế nào khi được in. Sử dụng tính năng này có thể giúp bạn tránh lãng phí giấy bằng cách phát hiện lỗi trước khi in.

• Hợp tác với người khác

Microsoft Office cho phép người dùng cộng tác với nhau trên cùng một tài liệu. Sử dụng tính năng cộng tác có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo rằng mọi người đều được cập nhật về những thay đổi đối với tài liệu.

• Sử dụng trợ giúp

Microsoft Office cung cấp một loạt các công cụ hỗ trợ để giúp bạn sử dụng phần mềm hiệu quả hơn. Bạn có thể sử dụng tính năng Trợ giúp để tìm thông tin về các lệnh và tính năng, cũng như các mẹo và thủ thuật để cải thiện quy trình làm việc của mình.

Bằng cách làm theo những mẹo này, bạn có thể sử dụng Microsoft Office hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và cải thiện năng suất của mình.

Không thể phủ nhận rằng sự am hiểu về Microsoft Office không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng làm việc cá nhân mà còn mở ra nhiều cơ hội mới trong sự nghiệp và cuộc sống. Vì vậy, hãy đầu tư thời gian và nỗ lực để trở thành một "chuyên gia" trong việc sử dụng Microsoft Office và bạn sẽ nhận được những lợi ích không ngờ từ việc này.