Microsoft 365 và Microsoft 365 Office 2021: Đâu là lựa chọn dành cho bạn?

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, việc lựa chọn một trong hai sản phẩm Microsoft 365 và Microsoft 365 Office 2021 có thể đầy khó khăn, đặc biệt khi bạn đang cân nhắc về các tính năng, hiệu suất và giá trị thực sự mà chúng mang lại cho bạn và doanh nghiệp của bạn. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về hai sản phẩm này để xác định lựa chọn phù hợp nhất dành cho bạn.

Tìm hiểu về Microsoft 365

Microsoft 365 là gì?

Microsoft 365 là một dịch vụ đám mây tích hợp của Microsoft, chứa một loạt ứng dụng và dịch vụ hữu ích cho cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức. Dịch vụ này cung cấp một loạt các ứng dụng như Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, và nhiều ứng dụng khác, cùng với các dịch vụ đám mây như lưu trữ dữ liệu, chia sẻ tệp tin, và cộng tác trực tuyến. Microsoft 365 cung cấp một cách linh hoạt để làm việc từ bất kỳ nơi nào trên mọi thiết bị có kết nối internet, giúp người dùng tiếp cận dễ dàng vào công việc và tài liệu của họ.

Bên cạnh đó, Microsoft 365 còn cung cấp các tính năng bảo mật và quản lý để bảo vệ dữ liệu và thông tin quan trọng của bạn, đồng thời cho phép bạn kiểm soát quyền truy cập và chia sẻ thông tin trong tổ chức của mình. Với Microsoft 365, người dùng có thể trải nghiệm sự hiện đại và tích hợp của các ứng dụng và dịch vụ Microsoft, giúp tối ưu hóa năng suất và hiệu quả làm việc.

Để tận hưởng một trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng Microsoft365.com, bạn nên thực hiện đăng nhập bằng cùng một tài khoản Microsoft hoặc tài khoản cơ quan/trường học mà bạn đã sử dụng trước đây với Office hoặc Microsoft 365.

• Tài khoản Microsoft là địa chỉ email bạn sử dụng để đăng nhập vào các dịch vụ Microsoft, ví dụ như Microsoft365.com, hoặc thậm chí là Xbox Live. Dù được gọi là tài khoản Microsoft của bạn, nó không bắt buộc phải là một địa chỉ email Microsoft cụ thể; nó có thể là bất kỳ địa chỉ email nào bạn muốn sử dụng, tương tự như cách bạn đăng nhập vào các dịch vụ trực tuyến khác như Facebook hoặc Twitter.
• Tài khoản cơ quan hoặc trường học là tài khoản được bạn cấp phát hoặc chỉ định bởi tổ chức của bạn. Bạn sẽ sử dụng tài khoản này để truy cập vào các dịch vụ Microsoft 365 mà tổ chức cung cấp cho bạn.

Khi bạn đã đăng nhập thành công, tất cả tài liệu, bảng tính, bản trình bày và sổ ghi chép mà bạn tạo trong Microsoft 365 trình duyệt web sẽ được lưu trữ trong thư viện OneDrive của bạn. Sau đó, bạn có thể dễ dàng chia sẻ các tệp này thông qua một liên kết và làm việc trên chúng cùng với người khác trong thời gian thực. Tính năng cộng tác này cho phép bạn và đồng nghiệp làm việc cùng nhau trực tuyến, xem các thay đổi của nhau ngay lập tức và đảm bảo sự hiệu quả và đồng thuận trong công việc.

Có cần kết nối internet để sử dụng Microsoft 365?

Bạn không cần kết nối với internet để sử dụng các ứng dụng Microsoft 365 sau khi chúng đã được cài đặt và kích hoạt trên thiết bị của bạn. Tuy nhiên, ban đầu bạn sẽ cần kết nối internet để thực hiện các công việc sau:

• Cài đặt và kích hoạt Microsoft 365: Để cài đặt và kích hoạt Microsoft 365 lần đầu, bạn cần quyền truy cập internet để tải và cài đặt các ứng dụng.
• Cài đặt bản cập nhật: Để cài đặt bất kỳ bản cập nhật nào cho Microsoft 365 và duyệt các tính năng mới, bạn cần kết nối internet để tải và cài đặt các bản cập nhật.
• Quản lý thanh toán: Để quản lý việc thanh toán và cập nhật thông tin tài khoản của mình, bạn cũng cần kết nối internet.
• Truy cập vào các tài liệu được lưu trữ trên OneDrive: Nếu bạn sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây OneDrive, bạn cần kết nối internet để truy cập và quản lý tài liệu của mình trên đó, trừ khi bạn đã cài đặt ứng dụng OneDrive trực tiếp trên máy tính.

Tuy nhiên, sau khi bạn đã cài đặt các ứng dụng Microsoft 365 (như Word, PowerPoint và Excel), bạn có thể sử dụng chúng ngoại tuyến mà không cần kết nối internet.

Lưu ý rằng bạn nên kết nối internet thường xuyên để đảm bảo rằng các ứng dụng của bạn luôn được cập nhật và an toàn. Nếu bạn không kết nối internet ít nhất một lần mỗi tháng, các ứng dụng của bạn có thể chuyển sang chế độ giới hạn chức năng và bạn có thể gặp phải lỗi sản phẩm chưa được cấp phép. Để kích hoạt lại các ứng dụng Microsoft 365 của bạn, bạn chỉ cần kết nối lại với internet và đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của bạn.

Microsoft 365 dùng để làm gì?

Sử dụng Microsoft 365 để làm việc trực tuyến

Khi bạn bắt đầu làm việc trực tuyến tại trang chủ Microsoft365.com, bạn mở ra một cánh cửa tới một thế giới của năng suất và tiện ích trực tuyến. Tại đây, bạn có thể tận dụng các công cụ và dịch vụ mạnh mẽ mà Microsoft 365 cung cấp để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

Việc chuyển đổi giữa các dịch vụ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng trình khởi động ứng dụng Office 365 ở góc trên bên trái của trang, bạn có thể truy cập nhanh chóng vào các ứng dụng quan trọng. Dưới đây là một số tùy chọn bạn có:

• Tạo và chia sẻ tài liệu Microsoft 365, bao gồm Word dành cho web, Excel dành cho web, PowerPoint cho web hoặc OneNote cho web.
• Lưu trữ, mở và chia sẻ các tệp trực tuyến thông qua OneDrive.
• Quản lý email với Outlook.com.
• Duyệt và quản lý lịch trực tuyến.
• Quản lý danh bạ liên hệ của bạn.

Công cụ khởi động ứng dụng Office giúp bạn dễ dàng điều hướng qua các ứng dụng cốt lõi mà bạn cần trong quá trình làm việc hàng ngày. Một điểm đáng chú ý khác là tại Microsoft, bạn sẽ tìm thấy một loạt mẫu miễn phí, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Với những mẫu này, bạn không cần phải bắt đầu từ đầu mỗi khi bạn muốn tạo tài liệu mới. Có sẵn mẫu cho tờ bướm, lịch, ngân sách, hóa đơn, dự án trường học, album ảnh và nhiều loại tài liệu khác, giúp bạn bắt đầu nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.

Microsoft 365 dành cho web hoạt động trực tiếp trong trình duyệt web của bạn, giúp bạn không cần phải tải xuống hoặc cài đặt bất kỳ phần mềm nào. Tuy nhiên, nếu bạn có giấy phép máy tính để bàn cho Office, bạn cũng có thể mở và tiếp tục làm việc trên các tài liệu trực tuyến đã lưu vào OneDrive bằng cách sử dụng các ứng dụng Office trên máy tính của bạn. Điều này mang lại sự linh hoạt cho bạn để làm việc từ bất kỳ nơi đâu và trên bất kỳ thiết bị nào bạn muốn.

Quản lý Office

Để quản lý hệ thống Microsoft 365 của bạn hoặc thực hiện việc cài đặt và cấu hình lại Microsoft 365, có một số bước đơn giản mà bạn có thể thực hiện. Cụ thể các bước như sau:

• Mở Cài Đặt Office: Trong cửa sổ trình duyệt của bạn, hãy bắt đầu bằng việc chọn biểu tượng hình ảnh ở góc trên bên phải của màn hình.
• Truy cập Trang Tài Khoản: Sau đó, bạn hãy chọn "Xem tài khoản" hoặc "Tài khoản của tôi" tùy thuộc vào ngôn ngữ bạn đang sử dụng. Thao tác này sẽ dẫn bạn đến trang quản lý tài khoản.

Tại trang quản lý tài khoản này, bạn sẽ có khả năng quản lý và tùy chỉnh các thiết lập của Microsoft 365 của mình. Bạn có thể thực hiện nhiều tác vụ, bao gồm cài đặt mới, cài đặt lại, cập nhật hoặc xem thông tin liên quan đến tài khoản của bạn. Điều này giúp bạn duyệt qua và tùy chỉnh các tùy chọn sao cho phù hợp với nhu cầu và yêu cầu cụ thể của bạn.

Từ việc quản lý ứng dụng cho đến kiểm soát tài khoản, quá trình này dễ dàng tiếp cận và điều hành. Vì vậy, không cần phải lo lắng về việc quản lý Microsoft 365 của bạn, hãy tiến hành thực hiện các bước trên để kiểm soát và tùy chỉnh trải nghiệm của bạn.

Tìm hiểu về Office 2021

Office 2021 là gì?

Office 2021 là một phiên bản mới nhất của bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office, được phát triển bởi Microsoft. Bộ ứng dụng này cung cấp một loạt các công cụ hữu ích cho công việc văn phòng và học tập, giúp bạn tạo, chỉnh sửa và quản lý tài liệu, bảng tính, bản trình bày, và nhiều nhiệm vụ văn phòng khác.

Office 2021 bao gồm các ứng dụng phổ biến như Microsoft Word, Excel, PowerPoint và Outlook, cùng với nhiều ứng dụng khác. Phiên bản này thường được cài đặt trực tiếp trên máy tính của bạn và hoạt động độc lập, không yêu cầu kết nối internet để sử dụng. Điều này giúp người dùng duyệt và làm việc trên các tài liệu một cách nhanh chóng và tiện lợi ngay cả khi không có mạng. Sản phẩm này thường được cung cấp với các tính năng mới và cải tiến, cũng như bản vá bảo mật để đảm bảo tính ổn định và an toàn trong quá trình sử dụng. Đây là một lựa chọn phổ biến cho cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức muốn sử dụng các ứng dụng văn phòng hàng ngày mà không cần phải thường xuyên kết nối internet.

Có cần kết nối internet để sử dụng Office 2021?

Bạn không cần phải kết nối với internet để sử dụng các ứng dụng Office 2021 sau khi chúng đã được cài đặt và kích hoạt trên thiết bị của bạn. Tuy nhiên, ban đầu bạn cần truy cập internet để cài đặt và kích hoạt Office 2021, cũng như để cài đặt bất kỳ bản cập nhật nào. Ngoài ra, Office 2021 có yêu cầu kích hoạt lại định kỳ và có thể yêu cầu kết nối internet để thực hiện quá trình này. Nếu bạn không kích hoạt lại Office 2021 định kỳ, các ứng dụng có thể chuyển sang chế độ giới hạn chức năng hoặc bạn có thể gặp phải lỗi sản phẩm chưa được cấp phép.

Tuy nhiên, lưu ý rằng việc kết nối internet sẽ giúp bạn cập nhật các ứng dụng Office 2021 và đảm bảo rằng chúng luôn hoạt động ổn định và an toàn.

So sánh giữa Microsoft 365 và Microsoft 365 Office 2021

So sánh giữa Microsoft 365 và Office 2021 (mua một lần) có nhiều khác biệt quan trọng:

Chi phí:

• Office 2021 yêu cầu thanh toán một lần duy nhất để sở hữu, trong khi Microsoft 365 yêu cầu thanh toán một khoản phí hàng tháng hoặc tiết kiệm hơn bằng cách thanh toán cả năm.

Microsoft 365 ứng dụng:

• Office 2021 cung cấp các ứng dụng văn phòng đã cài đặt đầy đủ như Excel, Word, PowerPoint và Outlook (tùy chọn).
• Microsoft 365 cung cấp các ứng dụng tương tự nhưng luôn luôn là phiên bản mới nhất và được cập nhật đầy đủ. Điều này đồng nghĩa với việc bạn luôn có các tính năng, công cụ và bản cập nhật bảo mật mới nhất. (Người dùng PC cũng nhận được Access và Publisher.)

Các bản cập nhật tính năng:

• Office 2021 không bao gồm các tính năng mới, chỉ nhận các bản cập nhật bảo mật, và không thể nâng cấp lên phiên bản phát hành lớn tiếp theo.
• Microsoft 365 liên tục cập nhật và cải thiện các ứng dụng của bạn, cung cấp mọi tính năng mới và bản cập nhật bảo mật, và không bao giờ thiếu các tính năng mới và cải thiện.

Cài đặt trên nhiều máy tính (PC và máy Mac):

• Office 2021 mua một lần chỉ cho phép cài đặt trên một máy tính.
• Microsoft 365 cho phép bạn cài đặt trên nhiều thiết bị và đăng nhập đồng thời trên năm thiết bị khác nhau, bao gồm cả PC, máy Mac, máy tính bảng và điện thoại. Microsoft 365 Family thậm chí cho phép bạn chia sẻ đăng ký với tối đa 5 người khác.

Các tính năng nâng cao trên máy tính bảng và điện thoại:

• Office 2021 mua một lần cung cấp các ứng dụng di động cơ bản miễn phí và chỉ cho phép sử dụng các tính năng cơ bản trên máy tính bảng hoặc điện thoại dưới 10,1 inch.
• Microsoft 365 cung cấp các ứng dụng di động miễn phí và cải thiện tính năng khi bạn đăng nhập vào ứng dụng Microsoft 365 trên thiết bị của mình.

Kho lưu trữ trực tuyến bổ sung:

• Office 2021 không bao gồm kho lưu trữ trực tuyến.
• Microsoft 365 cung cấp 1 TB dung lượng lưu trữ đám mây và cho phép bạn lưu trữ tệp của bạn một cách bảo mật và truy cập từ bất kỳ nơi đâu. Với Microsoft 365 Family, mỗi người dùng còn nhận được 1 TB dung lượng lưu trữ đám mây riêng.

Hỗ trợ kỹ thuật:

• Office 2021 mua một lần chỉ bao gồm hỗ trợ kỹ thuật ban đầu cho việc cài đặt.
• Microsoft 365 cung cấp hỗ trợ kỹ thuật liên quan đến đăng ký và thanh toán mà không tốn thêm phí.

Chuyển đổi gói đăng ký

Chọn Chuyển sang gói có nhiều tính năng hơn nếu:

• Nếu bạn đang sử dụng Microsoft 365 Personal hoặc Microsoft 365 Basic và muốn nâng cấp lên Microsoft 365 Family:

  • Truy cập trang Quản lý tài khoản Microsoft 365 của bạn.
  • Chọn tùy chọn để nâng cấp hoặc chuyển đổi gói đăng ký sang Microsoft 365 Family.
  • Làm theo hướng dẫn trên trang để hoàn tất quá trình nâng cấp hoặc chuyển đổi.

• Nếu bạn đang sử dụng Microsoft 365 Basic và muốn nâng cấp lên Microsoft 365 Personal:

  • Truy cập trang Quản lý tài khoản Microsoft 365 của bạn.
  • Chọn tùy chọn để nâng cấp hoặc chuyển đổi gói đăng ký sang Microsoft 365 Personal.
  • Làm theo hướng dẫn trên trang để hoàn tất quá trình nâng cấp hoặc chuyển đổi.

Chọn Chuyển sang gói có ít tính năng hơn nếu:

• Nếu bạn đang sử dụng Microsoft 365 Family hoặc Microsoft 365 Personal và muốn chuyển sang Microsoft 365 Basic:

  • Truy cập trang Quản lý tài khoản Microsoft 365 của bạn.
  • Chọn tùy chọn để chuyển đổi gói đăng ký sang Microsoft 365 Basic.
  • Làm theo hướng dẫn trên trang để hoàn tất quá trình chuyển đổi.

• Nếu bạn đang sử dụng Microsoft 365 Family và muốn chuyển sang Microsoft 365 Personal:

  • Truy cập trang Quản lý tài khoản Microsoft 365 của bạn.
  • Chọn tùy chọn để chuyển đổi gói đăng ký sang Microsoft 365 Personal.
  • Làm theo hướng dẫn trên trang để hoàn tất quá trình chuyển đổi.

Lưu ý rằng quá trình chuyển đổi có thể yêu cầu bạn cập nhật thông tin tài khoản và thanh toán của mình. Hãy kiểm tra kỹ trước khi xác nhận việc chuyển đổi để đảm bảo bạn đã chọn gói phù hợp với nhu cầu của mình.

Bạn không biết mình đang sử dụng gói sản phẩm nào?

Để xác định bạn đang sử dụng gói sản phẩm Office nào trên Windows, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Mở bất kỳ ứng dụng Office nào, ví dụ như Word hoặc Excel.
• Chọn tab "Tài khoản" ở góc trên bên trái của cửa sổ ứng dụng Office. Nếu bạn không thấy tab "Tài khoản" hoặc bạn đã có tệp hoặc tài liệu đang mở sẵn, bạn có thể chọn "Tệp" từ menu và sau đó chọn "Tài khoản" hoặc "Trợ giúp" từ danh sách bên trái.
• Dưới phần "Thông tin Sản phẩm," bạn sẽ thấy tên sản phẩm Office của bạn, ví dụ: "Microsoft 365 ProPlus" hoặc "Office Home và Student."
• Bạn cũng có thể thấy số phiên bản, bao gồm phiên bản, bản dựng và kiểu cài đặt như "Click-to-run" hoặc "Windows Store."
• Để biết thêm thông tin chi tiết, như phiên bản bit (32-bit hoặc 64-bit), bạn có thể chọn một ứng dụng như Excel, sau đó chọn "Về Excel." Một hộp thoại sẽ mở ra, hiển thị số phiên bản đầy đủ và phiên bản bit.

Nếu bạn vẫn không chắc chắn về phiên bản Office của mình, có thể bạn đang sử dụng một phiên bản Office cũ hơn. Trong trường hợp đó, bạn có thể cần kiểm tra lại cài đặt của mình hoặc cân nhắc nâng cấp lên phiên bản mới hơn để có trải nghiệm tốt nhất và được hỗ trợ bảo mật tốt nhất từ Microsoft.

Dù bạn chọn Microsoft 365 hay Microsoft 365 Office 2021, Microsoft vẫn cung cấp các công cụ mạnh mẽ để bạn có thể làm việc, sáng tạo và học tập. Lựa chọn cuối cùng phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn và cách bạn muốn sử dụng các ứng dụng và dịch vụ của Microsoft. Chắc chắn rằng bạn đã xem xét kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.