Cách sử dụng Google Drive trên máy tính từ A đến Z

Trong thời đại công nghệ ngày nay, việc lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trực tuyến đã trở thành một phần quan trọng của cuộc sống hàng ngày. Trong số các dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến, Google Drive không chỉ nổi bật với sự đơn giản mà còn mang lại sự linh hoạt và hiệu suất cao. Bài viết này sẽ đưa bạn qua một hành trình chi tiết từ A đến Z về cách sử dụng Google Drive - nền tảng đa nhiệm này để lưu trữ, chia sẻ và quản lý dữ liệu của bạn một cách hiệu quả. Hãy cùng khám phá những tính năng hữu ích và mẹo nhỏ để tối ưu hóa trải nghiệm sử dụng Google Drive trên máy tính của bạn ngay tại bài viết này cùng Shop Bản Quyền nhé!

Bạn có thể lưu trữ tệp của mình một cách an toàn và mở hoặc chỉnh sửa chúng trên bất kỳ thiết bị nào, và mọi thứ trở nên dễ dàng hơn với Google Drive. Dịch vụ lưu trữ đám mây này không chỉ mang lại sự tiện lợi, mà còn mở ra một thế giới của tính năng và ứng dụng đa dạng. Bạn nhận được 15 GB dung lượng không mất phí trong Google Drive. Đó là một không gian lưu trữ ấn tượng, giúp bạn tự do lưu trữ và quản lý đa dạng các tệp tin mà không lo lắng về hạn chế dung lượng.

Truy cập

Để bắt đầu, hãy truy cập vào trang drive.google.com trên máy tính của bạn. Ngay từ đầu trang, bạn sẽ nhận thấy phần "Drive của tôi", nơi có thể quản lý:

• Các tệp và thư mục bạn tải lên hoặc đồng bộ hóa: Tất cả những gì bạn đã tải lên từ máy tính hoặc đồng bộ hóa sẽ xuất hiện ở đây.
• Các tệp Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Biểu mẫu: Bạn cũng có thể quản lý và truy cập các tệp văn bản, bảng tính, trang trình bày và biểu mẫu mà bạn đã tạo trực tiếp từ Google Drive.

Tải lên hoặc tạo tệp

Ở bước này, bạn có hai lựa chọn:

Tải tệp và thư mục lên Google Drive

Khi bạn tải lên một tệp lên Google Drive, tệp đó sẽ chiếm dung lượng trong kho lưu trữ của bạn. Điều này có nghĩa là dù bạn tải nội dung lên một thư mục do người khác sở hữu, tệp vẫn sẽ ảnh hưởng đến không gian lưu trữ chung của bạn. Google Drive hỗ trợ nhiều loại tệp khác nhau, bao gồm tài liệu văn bản, hình ảnh, âm thanh và video. Điều này giúp bạn linh hoạt trong việc lưu trữ và quản lý nhiều loại dữ liệu khác nhau từ một nền tảng duy nhất. Lưu ý rằng mặc dù Google Drive cung cấp một không gian lưu trữ rộng lớn, nhưng có giới hạn về lượng dữ liệu bạn có thể tải lên trong một ngày. Điều này quan trọng khi bạn cần chia sẻ hoặc sao lưu lượng lớn dữ liệu. Hiện tại, bạn có thể tải lên tới 750 GB mỗi ngày cho mỗi tài khoản.

Trên máy tính, việc tải lên tệp tin lên Google Drive rất linh hoạt và tiện lợi. Cụ thể, bạn có thể thực hiện:

• Tải lên từ drive.google.com hoặc máy tính của bạn:
  • Truy cập vào drive.google.com trên máy tính của bạn.
  • Ở phía trên cùng bên trái, chọn "Mới" và sau đó chọn "Tải tệp lên" hoặc "Tải thư mục lên".
  • Chọn tệp hoặc thư mục bạn muốn tải lên.

• Kéo tệp vào Google Drive:
  • Truy cập drive.google.com trên máy tính.
  • Mở hoặc tạo một thư mục trong Google Drive.
  • Để tải tệp và thư mục lên, đơn giản hãy kéo các mục đó vào thư mục trên Google Drive.

• Sử dụng ứng dụng Drive trên máy tính:
  • Cài đặt ứng dụng Drive trên máy tính của bạn.
  • Trên máy tính, bạn sẽ thấy một thư mục có tên là "Google Drive".
  • Kéo các tệp hoặc thư mục mà bạn muốn tải lên vào thư mục "Google Drive". Các tệp sẽ tự động được đồng bộ và xuất hiện trên trang drive.google.com.

• Lưu từ chế độ xem Bản in:
  • Trên máy tính, mở trình duyệt Chrome.
  • Mở trang web, hình ảnh hoặc tệp tin bạn muốn in.
  • Ở trên cùng, chọn "Tệp" sau đó chọn "In".
  • Trong cửa sổ mở ra, chọn "Lưu vào Drive" hoặc nhấp vào "Xem thêm" sau đó chọn "Lưu vào Drive".
  • Nhấp vào "In".

• Chuyển đổi tệp tin:
  • Truy cập vào drive.google.com/drive/settings trên máy tính.
  • Đánh dấu vào hộp bên cạnh "Chuyển đổi nội dung tải lên".

Lưu ý quan trọng: Bạn chỉ có thể điều chỉnh các cài đặt này trên máy tính.

• Tải lên các tệp có cùng tên: Nếu bạn tải lên một tệp trùng tên với một tệp đã có trong Google Drive, hãy tuân theo các bước sau để giữ cả hai tệp:
  • Trên máy tính, truy cập vào drive.google.com
  • Tải lên tệp cần chuyển đổi.
  • Nhấp vào "Giữ thành tệp riêng biệt".

Lưu ý quan trọng: Đảm bảo bạn đã cài đặt Tiện ích Lưu vào Google Drive để thực hiện một số chức năng này một cách thuận tiện nhất.

Làm việc với các tệp Office

Làm việc với các tệp Office trên Google Drive mở ra một thế giới mới của tính linh hoạt và thuận tiện. Dưới đây là những cách bạn có thể chỉnh sửa, tải xuống và chuyển đổi các tệp Microsoft® Office trong các ứng dụng của Google như Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày.

Chỉnh sửa tệp Office:

• Chế độ tương thích với Office (OCM): Bạn có thể chỉnh sửa tệp Office một cách thuận tiện bằng cách sử dụng Chế độ tương thích với Office (OCM). Điều này giúp giữ nguyên định dạng và cấu trúc của tệp khi bạn chỉnh sửa, nhất là nếu có các tính năng đặc biệt của Office mà bạn muốn duy trì.
• Chỉnh sửa trực tiếp trong Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày: Bạn cũng có thể chỉnh sửa tệp Office ngay trong các ứng dụng của Google mà không cần chuyển đổi. Điều này tiết kiệm thời gian và giữ nguyên tính năng tương tác, đồng thời tận dụng các tính năng đội ngũ làm việc trực tuyến.

Tải xuống tệp Office: Nếu bạn muốn lưu tệp đã chỉnh sửa hoặc chuyển đổi về định dạng Office, bạn có thể tải xuống một cách dễ dàng từ Google Drive.

Chuyển đổi tệp Office: Google Drive cũng hỗ trợ chuyển đổi tệp Office sang định dạng của Google, giúp bạn dễ dàng chia sẻ và làm việc chung với người khác trên nền tảng này.

Tạo, chỉnh sửa và định dạng các tệp Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày

• Thay đổi hình thức của đoạn và phông chữ: Tùy chỉnh định dạng văn bản bằng cách chọn kích thước, màu sắc, và kiểu chữ phù hợp.
• Thêm danh sách: Tạo danh sách có đánh số, danh sách có dấu đầu dòng hoặc danh sách kiểm tra để tạo sự cấu trúc cho nội dung của bạn.
• Sao chép và dán: Sao chép và dán văn bản cũng như hình ảnh một cách thuận tiện từ các nguồn khác nhau vào tài liệu của bạn.
• Chỉnh sửa từ phải sang trái: Hỗ trợ việc chỉnh sửa và xem văn bản được viết từ phải sang trái, hữu ích cho các ngôn ngữ và văn bản hướng phải.
• Thêm tiêu đề, đề mục, mục lục: Tăng tính tổ chức với tiêu đề, đề mục nhỏ và mục lục để làm cho tài liệu của bạn dễ đọc và dễ theo dõi hơn.
• Xóa tài liệu: Dễ dàng xóa tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày không còn cần thiết.
• Đề xuất chỉnh sửa trong Google Tài liệu: Nhận đề xuất chỉnh sửa tự động để cải thiện chất lượng và sự rõ ràng của tài liệu.
• Xem bố cục và thêm cột: Xem bố cục tài liệu của bạn và thêm hoặc xóa cột để tối ưu hóa trải nghiệm đọc.

Những tính năng này giúp bạn tạo ra tài liệu chất lượng, dễ đọc và chuyên nghiệp một cách thuận tiện trên Google Drive.

Chia sẻ và sắp xếp tệp

Tính năng chia sẻ là một trong những điểm mạnh của Google Drive. Khi muốn chia sẻ tệp trên Google Drive, bạn có thể thực hiện theo cách sau:

• Bước 1: Tìm tệp bạn muốn chia sẻ
  • Chia sẻ một tệp duy nhất:
    • Truy cập vào Google Drive, Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày trên máy tính.
    • Nhấp vào tệp bạn muốn chia sẻ.
    • Nhấp vào biểu tượng "Chia sẻ". Nếu có yêu cầu đang chờ xử lý về việc chia sẻ tài liệu đang mở, thì ở trên cùng bên phải, bạn sẽ thấy một dấu chấm bên cạnh biểu tượng "Chia sẻ".
  • Chia sẻ nhiều tệp:
    • Truy cập vào drive.google.com trên máy tính.
    • Trên bàn phím, giữ phím Shift và chọn từ 2 tệp trở lên.
    • Ở trên cùng bên phải, nhấp vào biểu tượng "Chia sẻ".

• Bước 2: Chọn người bạn muốn chia sẻ và cách họ có thể sử dụng tệp của bạn

  • Chia sẻ với những người cụ thể:

    • Truy cập vào Google Drive trên máy tính.
    • Chọn tệp bạn muốn chia sẻ, sau đó nhấp vào "Chia sẻ" hoặc "Thêm người phê duyệt".
    • Nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ.
      • Mẹo: Nếu sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan hoặc trường học, bạn có thể không chia sẻ các tệp bên ngoài tổ chức của mình được.
    • Quyết định cách mọi người có thể sử dụng tệp của bạn và chọn một trong các chế độ:
      • Người xem
      • Người nhận xét
      • Người chỉnh sửa
      • Nếu sử dụng tài khoản công việc hoặc trường học, bạn cũng có thể thêm ngày hết hạn cho quyền truy cập.
    • Nhấp "Gửi" hoặc "Chia sẻ".
  • Chia sẻ với một nhóm người dùng cụ thể: Bạn có thể chia sẻ tệp với một nhóm trên Google Groups thay vì với các người dùng cụ thể. Điều này giúp quản lý quyền truy cập một cách thuận tiện.

  • Chia sẻ với phòng Chat:

    • Cách 1:

      • Truy cập vào Google Chat trên máy tính.
      • Chọn phòng Chat bạn muốn chia sẻ tệp.
      • Ở dưới cùng bên trái, nhấp vào biểu tượng Trình đơn tích hợp > Drive.
      • Chọn tệp bạn muốn chia sẻ với phòng Chat.
      • Nhấp vào "Chèn".

    • Cách 2:

      • Truy cập vào Google Drive trên máy tính.
      • Chuột phải vào tệp bạn muốn chia sẻ với phòng Chat.
      • Nhấp vào biểu tượng "Chia sẻ" > "Sao chép đường liên kết".
      • Truy cập vào Google Chat.
      • Chọn phòng Chat bạn muốn chia sẻ tệp.
      • Trong trường tin nhắn, dán đường liên kết bạn đã sao chép.
    • Lưu ý: Để một tệp xuất hiện trong thư mục "Được chia sẻ với tôi", bạn cần mở tệp đó qua lời mời hoặc đường liên kết.

Chia sẻ thư mục trên Google Drive

Khi bạn chia sẻ một thư mục trong Google Drive, mọi người mà bạn chia sẻ với có thể thực hiện nhiều hoạt động khác nhau với thư mục đó:

• Có thể sắp xếp, thêm và chỉnh sửa:

  • Nếu họ đã đăng nhập vào Tài Khoản Google, mọi người có thể mở, chỉnh sửa, xoá hoặc di chuyển bất kỳ tệp nào trong thư mục đó.
  • Họ cũng có thể thêm tệp vào thư mục một cách thuận tiện.

• Chỉ có thể xem: Mọi người có thể xem nội dung của thư mục và mở tất cả các tệp có trong đó.

• Chế độ chia sẻ thư mục:

  • Khi bạn chia sẻ hoặc thay đổi quyền của một thư mục, tất cả các tệp và thư mục con bên trong sẽ được cập nhật theo chế độ chia sẻ mới.
  • Các tệp được thêm vào thư mục sau này sẽ kế thừa các quyền từ thư mục mẹ cùng với những quyền được thêm trực tiếp vào tệp.

• Thời gian chờ đợi khi thay đổi quyền:

  • Nếu bạn chia sẻ hoặc ngừng chia sẻ thư mục có nhiều tệp hoặc thư mục con, thì có thể mất chút thời gian trước khi tất cả các quyền thay đổi có hiệu lực.
  • Trong thời gian chờ đợi, để cấp quyền truy cập cho cộng tác viên mới, bạn có thể sử dụng URL chia sẻ của một tệp lồng sâu trong thư mục đó.

• Dung lượng tính theo người tải lên: Dung lượng sẽ được tính đối với người tải tệp lên, chứ không tính cho chủ sở hữu thư mục.

• Quản lý quyền truy cập cho cấu trúc thư mục lớn:

  • Khi quản lý các cấu trúc thư mục lớn, quyền cho thư mục con và thư mục mẹ có thể khác nhau.
  • Bạn có thể thay đổi quyền của thư mục con để khác với thư mục mẹ và thậm chí xoá quyền của thư mục mẹ khỏi thư mục con.
  • Lưu ý: Dung lượng được tính cho người tải tệp lên, không tính cho chủ sở hữu thư mục.

Chọn một người khác làm chủ sở hữu của một tệp

Mặc định, bạn là chủ sở hữu của mọi tệp bạn tạo hoặc tải lên trên Google Drive. Tuy nhiên, có thời điểm bạn có thể muốn chuyển quyền sở hữu của một tệp cho người khác. Dưới đây là hướng dẫn về cách thực hiện điều này:

• Nếu bạn sử dụng tài khoản Google công việc hoặc trường học:

  • Bạn chỉ có thể chuyển quyền sở hữu tệp và thư mục cho những người trong tổ chức của bạn.
  • Việc chuyển quyền sở hữu không đòi hỏi sự chấp nhận từ phía chủ sở hữu mới.

  Trước khi bạn chuyển quyền sở hữu:

  • Bạn chỉ có thể chuyển quyền sở hữu cho những người cùng cơ quan hoặc trường học.
  • Khi bạn chọn người khác làm chủ sở hữu của một thư mục, bạn vẫn giữ quyền sở hữu đối với các tệp trong thư mục này.
  • Lưu ý: Nếu bạn chuyển quyền sở hữu đối với nhiều tệp và thư mục cùng một lúc, thì có thể mất một khoảng thời gian trước khi thấy sự thay đổi.

  Sau khi bạn chuyển quyền sở hữu:

  • Khi bạn chọn người khác làm chủ sở hữu tệp, bạn sẽ không thể chuyển quyền sở hữu lại cho chính mình.
  • Bạn cũng sẽ không thể xóa vĩnh viễn tệp khỏi Google Drive sau khi chuyển quyền sở hữu.

Quyết định chuyển quyền sở hữu tệp là một cách hiệu quả để chia sẻ quyền kiểm soát và quản lý tài liệu trong cộng đồng làm việc hoặc học tập của bạn.

Để dễ dàng tìm kiếm các tệp mà người khác đã chia sẻ với bạn, hãy di chuyển đến mục "Được chia sẻ với tôi". Đây chỉ là một số tính năng cơ bản của Google Drive, và còn rất nhiều điều khác bạn có thể khám phá để tối ưu hóa trải nghiệm của mình trên nền tảng này.

Đăng xuất

Việc đăng xuất khỏi tài khoản Google Drive là quan trọng để bảo vệ thông tin cá nhân của bạn khi sử dụng các thiết bị công cộng hoặc khi muốn chuyển đổi giữa các tài khoản khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

• Truy cập vào drive.google.com: Đầu tiên, hãy mở trình duyệt web và truy cập vào trang drive.google.com.
• Ảnh hồ sơ: Ở góc trên cùng bên phải của giao diện, bạn sẽ thấy biểu tượng Ảnh hồ sơ. Nhấp vào nó để mở các tùy chọn quản lý tài khoản.
• Biểu tượng Hình ảnh tài khoản (nếu ảnh không xuất hiện): Nếu bạn không thấy biểu tượng Ảnh hồ sơ, bạn có thể nhìn thấy biểu tượng Hình ảnh tài khoản (một hình tròn với hình ảnh đại diện) thay thế. Nhấp vào nó để tiếp tục.
• Đăng xuất: Trong các tùy chọn tài khoản, bạn sẽ thấy mục "Đăng xuất". Nhấp vào nó để đăng xuất khỏi tài khoản Google Drive của bạn.

Trên tất cả, Google Drive không chỉ là một công cụ lưu trữ đám mây tiện lợi mà còn là một nền tảng tuyệt vời để quản lý, chia sẻ và làm việc cộng tác trực tuyến. Từ việc tải lên và tải xuống tệp đến chia sẻ với đồng nghiệp hay bạn bè, Google Drive mang lại trải nghiệm mượt mà và linh hoạt. Bạn có thể dễ dàng tạo, chỉnh sửa và chuyển đổi nhiều loại tệp với sự thuận tiện và tính năng đa dạng mà Google Drive mang lại.

Bài viết này đã hướng dẫn bạn từng bước cách sử dụng Google Drive trên máy tính, từ việc truy cập và tải lên tệp đến chia sẻ và quản lý quyền truy cập. Hãy khám phá và tận dụng toàn bộ tiềm năng của Google Drive để tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và thuận lợi nhất cho bạn. Với sự linh hoạt và tính năng liên kết mạnh mẽ, Google Drive không chỉ là một công cụ, mà là người bạn đồng hành đáng tin cậy trong cuộc sống số ngày nay.